2025. január 1-jétől változik a nyugdíjmegállapításhoz szükséges iratok megőrzési ideje. A módosítást a jogalkotó azzal indokolta, hogy a lerövidített megőrzési idő jelentős adminisztratív terhet vesz majd le a munkáltatók válláról.
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) jelenleg, azaz 2024. decemberében hatályos 99/A. §-a szerint, a Tny. szerinti nyilvántartásra kötelezett vállalkozás, azaz például a munkáltató, a biztosított és a volt biztosított, azaz például a munkavállalók biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat (például a bérjegyzékeket, vagy a jogviszony megszűnésekor kiállított igazolásokat) a munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.
A módosítás értelmében a Tny. 99/A. §-a szerinti megőrzési kötelezettség már csak a 2024. december 31-ig keletkezett iratokra alkalmazandó. Bár a jogszabály kifejezetten nem rendelkezik a 2025. január 1. napját követően keletkező iratok megőrzési idejéről, ugyanakkor egyéb jogszabályok segíthetnek a helyes iratmegőrzési gyakorlat kialakításában. A számviteli bizonylatoknak minősülő iratok kapcsán a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény által előírt 8 éves megőrzési időt kell figyelembe venni, míg egyéb iratok kapcsán érdemes lehet a megőrzési időt a munkajogi elévülési időhöz igazítani, amely 3 éves tárolási időt jelent a gyakorlatban. Fontos, hogy a munkáltatók a 2025. január 1. napját megelőzően keletkezett iratokat továbbra is kötelesek megőrizni a munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig.
Végül, de nem utolsó sorban ne felejtsük el a vonatkozó adatvédelmi tájékoztatókat is módosítani, és a tényleges iratmegőrzési gyakorlatot (irattári tervek, szisztematikus iratselejtezések, adattörlések) is átalakítani a változásnak megfelelően.